제안서 메일 보낼 때 용량 줄여야 하는 이유

많은 분들한테서 제안서를 받다보면, 정말 다양한 제안서를 받게 되는데,

가끔 특정 제품에 대한 제안서를 보내달라고 했을 때

자신이 취급하고 있는 모든 제안서를 몽땅 보내주는 경우가 있다.

물론, 그 중에는 내가 미처 생각하지 못한 좋은 제품도 있지만,

가끔은 정리되지 않은 파일을 의미없이 그냥 보내준다고 생각되는 경우가 있다.

<카드사 메인용>, <은행 판촉용>, <카드사 TM용>, <김기사용>, <특정 특판용> 등

특정 주제로 제품을 찾아야 하는데, <말머리>도 없이 이것저것 제안서를 그냥 보내면서

견적서와 상세 이미지, 동영상, 회사 소개서 등을 한꺼번에 보내다보니

10MB는 기본적으로 넘는 경우가 많고, 심지어 첨부파일이 10개가 넘는 경우도 있는데,

여유로운 시간에는 다 읽어볼 수도 있지만, 

요점을 정리하지 않은 무분별한 제안서는 오히려 역효과를 낼 수도 있겠다는 생각이 든다.

모든 상황에서의 정답은 아니겠지만,

나는 제안서를 보낼 때 상세 이미지를 한꺼번에 보내지 않고,

네이버 가격비교 링크나 그 이미지를 정리한 블로그의 주소만 

제안서에 삽입하거나 메일에 포함시킨다.

즉, 특정 제품에 대한 기본 견적서는 당연히 엑셀등으로 첨부하고,

그 제품에 대한 상세이미지는 http://dailyup.tistory.com/2386   <==클릭해보세요

이렇게 하는 식이다. 

물론 상세 이미지를 보내야 할 링크가 많을 경우, 그 링크만 더 걸어주는 식이다.

그러면, 제안서를 받는 입장에서는 일반 견적서와 상세 이미지가 확실히 분리될 것이고,

필요할 경우 상세 이미지를 확인 혹은 다운로드할 수 있기 때문이다.

이렇게 하는 것이 제안서를 보내거나 받는 입장에서 편한 이유는 다음과 같다.

1. 받는 분의 메일량을 줄여주는 것이 반송될 확률이 낮다.

    가끔 받는 분의 메일함이 꽉 차서 반송되는 경우도 있기 때문이다.

2. 제안서와 이미지(혹은 동영상, 기타 파일등)를 한꺼번에 보내다 보면,

   대용량 파일로 전환되는데, 그 경우 일정한 시간이 지나면 파일을 다운로드할 수 없게 된다.

   상세 이미지야 별 문제 없겠지만, 금전과 관련된 견적서가 일정 시간이 지나서 사라지게 되면

   자칫 다툼의 여지도 생길 수 있다.

3. 따라서 주거나 받는 파일이 영구(?) 보관을 해야 할 파일은 다이어트된 파일로 보내고,

   시간이 지나서 사라져도 되는 파일은 다음과 같이 링크를 걸어줘도 된다.

                    AVA_Ground_Breakers(창조경제의 개척자).pptx

   참고로 위에 첨부된 파일은, 10MB 크기인데, 블로그에 올린 뒤 링크를 걸어주면,

   오직 링크값만 메일에 포함되니, 견적서의 엑셀파일 크기인 2-3MB 정도로 용량이 주는 것이다.

메일 용량을 줄이는 것보다 더 중요한 것은,

제안서를 보내달라고 하는 사람이 원하는 것을 보내주는 것이지 않을까?