카톡 주문, 정식 주문

다양한 업체와 거래하다보면, 실제 직접 만나지 않더라도 대략 그 회사의 업무 스타일을 알게 된다.

처음 제안서를 받을 때 회사 소개서부터 보내는 업체도 있고,

제품 제안서를 파워포인트나 엑셀이 아닌, PDF 파일로 보내는 경우까지 미묘한 차이점이 느껴진다.

일반적으로 PDF 파일로 보낸다는 의미는, 제안서를 받는 사람 입장에서 파일 크기가 작은 반면,

PDF 파일은 수정할 수 없다는 면에서, 다른 업체에 제안하지 말라는 의미처럼 느껴지기도 한다.

(그런 점에서 PDF 파일로 제안서를 보낼 때는 다시 한번 생각하고 보내는 것이 좋다.)

어떤 회사는 영업 담당자 메일로 받아서 배송 담당자에게 전달해주거나

주문이 들어올 경우 두 사람이 같이 볼 수 있도록 참조 형식으로 보내달라고 하는 경우도 많다.

처음이야 귀찮지만, 

두 사람을 특정회사 혹은 특정제품명으로 그룹화해서 메일을 보내면 되니 별 문제는 아니지만,

어떤 회사는 처음부터 명함에 회사의 대표메일만 표기하고,

모든 공적인 메일은 그 대표메일로만 주고받도록 해서 자연스럽게 그 회사 내부에서 정보교류가 이뤄지게 한다.

회사 업무를 처리하는 데 있어서, 개인 메일로 하느냐, 회사 메일로 처리하느냐의 문제는

간단한 것 같으면서도 실제 중요한 차별화를 가지고 있다.

이직이 많은 회사나 조직 혹은 한참 성장단계에 있는 회사에서는 공용의 메일을 이용하는 것이

특정인이 이직하더라도 거래처와 별 문제없이 거래를 계속할 수 있다는 점에서 고려해보는 것도 좋다.

물론 아주 작은 규모의 회사에서는 대표의 개인 메일이 공용 메일이 되기도 하고,

회사명을 넣은 메일을 새로 만들어서 공용 메일로 사용하기도 하는데, 그건 전략적 선택일 수도 있겠다.

또한 가끔씩 주문이 들어와서 특정 업체에 주문을 넣을 때,

<자사의 발주서 양식에 맞춰 주문을 넣어주세요>라는 메일을 받을 때도 있다.

아마도 거래처가 아주 많고, 취급하는 제품도 많아 각각의 거래처에서 별도의 양식으로 주문하면

담당자의 업무처리가 많아지기 때문에 <자사의 발주서 양식>으로만 발주달라고 하는 것 같다.

문제는, 여러 복지몰/카드사 등과 거래하다보면, 각 운영업체의 주문서 양식도 각각인데,

그걸 다시 각 제품업체의 발주서 양식에 맞춰 주문하는 것이 헷갈릴 때가 많다.

택배 마감시간 무렵 주문이 들어왔거나 약간 시간이 지났어도 급하게 주문을 해야 할 경우

카톡으로 주문하는 경우도 있고, 그걸 자연스럽게 받아주는 업체도 있는데,

<자사의 발주서 양식에 맞춰 주문을 넣어주세요>를 강요(?)하는 업체의 주문이 부담스러울 때도 있다.

거래처와의 관계에 있어서 어디까지의 유연함을 가질 것이냐...

이 문제는 상황에 따라 작지만 큰 차이가 날 수도 있다는 점을 명심해야 할 것이다.