바람직한 제안서, 바람직한 메일

카페에서 활동하시는 모든 분들은, 

여러 거래처에 수많은 제안서를 주로 메일로 주고받을 것이다.

데일리업은 몇년 전부터 블로그를 운영하면서 무수한 제안서를 받았고,

또한 최근 온유 카페에서 활동하다보니 메일로 주고받는 제안서는 급격히 증가하고 있는데,

상대적으로 메일이나 제안서를 받을 때 그 회사는 업무처리가 잘 된다는 느낌이 드는 경우도 있고,

또 반대로 아주 답답한 회사라는 느낌이 드는 경우도 있어서

개인적으로 <바람직한 제안서, 바람직한 메일>이라는 주제로 이야기를 해볼까 한다.

각 업체마다 보통 회사소개는 파워포인트로 만들고, 제품별 제안서는 엑셀로 만드는 경우가 많다.

또는 특정 제품이 보편적이지 않은 새로운 개념일 경우 제품 제안서를 파워포인트로 만들기도 한다.

회사소개서나 제품별 제안서의 파일 형식은 크게 중요하지 않다.

다만 제품별 제안서는 단순 단가표를 알려주는 의미 이외에도

경우에 따라 벤더를 통해 특판에 들어갈 수 있기 때문에 자세한 사양을 만들어놓으면 좋고,

받는 입장에서 훨씬 신뢰성을 주는 것이 사실이다.

며칠 전, 데일리업에서는 <김기사>라는 실시간 내비 앱에 대해 설명드렸고,

<김기사 몰>에 입점하고 싶은 업체는 제안서를 보내달라고 했고, 실제 많은 제안서가 도착했다.

실제, 제안서를 주고 받는 과정에서 상대방의 얼굴을 보고 제안서를 주는 것도 아니고,

어느 정도 거래가 이뤄질 때까지는 얼굴도 보지 않고 업무 진행이 되는 경우가 많다.

(데일리업에 쌀을 공급하는 업체는 3-4년 지났는데, 얼굴 한 번 안 봤다.)

그런데, 메일의 제목이 "온유에서 보고 메일 드립니다" 혹은 "상품을 제안합니다"라는 제목 보다는

<특정회사 + 누구 + 어떤 제품에 대한 제안서> 이렇게 보내주는 것이 훨씬 좋다.

왜냐하면, 어짜피 온유에 올린 글을 보고, 제안서를 보내는 사람들이 많다보니,

받는 입장에서는 "온유에서 보고 메일 드립니다" 혹은 "상품을 제안합니다"는 제목은

사족일 수도 있고, 시간이 지나 검색할 때 아무런 액센트를 줄 수 없기 때문이다.

최근 들어, <김기사몰>에 며칠 전에 제안해서 <김기사몰>에서 엊그제부터 판매하는 제품이

온유 회원사 중 두 분의 제품인데, 한가지는 캠핑의자와 플래포트이다.

데일리업에서 <김기사몰>에 제안할 때는 이런 식으로 제목을 쓴다.

<데일리업 김영인 : 캠핑의자/플래포트 제안서>

내가 보낸 메일을 받는 입장에서는 굉장히 많은 업체에서 다양한 제안서를 받을 것인데,

메일 제목 한 줄로 무엇을 어떻게 하자는 가장 쉬운 메시지를 주는 방법이기 때문이다.

또한, 업무 메일을 주고받을 때는, 꼭 개인의 서명 파일을 만들어 넣는 것이 좋겠다.

여기에서 서명 파일이란, 홈페이지나 블로그 주소, 회사나 개인 전화번호를 이야기한다.

어떤 분은 좋은 제품에 대한 제안서도 잘 써주셔서 막상 거래하려고 했는데,

실제 그 분은 회사에서 공용으로 쓰는 이메일로 제안서를 보냈고, 

회사번호나 핸드폰 번호가 없어서 실제 그 분과 연락하려고 한참 고생한 적이 있었다.

업무상 메일에서 본문이 가장 중요하다고 생각하겠지만,

업무상 메일의 제목은 겉표지이며, 서명은 뒷표지이다.

잡지 광고에서 제일 비싼 페이지는 겉표지(표1)이며, 그 다음으로 비싼 페이지가 뒷표지(표4)이다.

그런 점에서 자신을 홍보할 수 있는 가장 좋은 부분을 놓치고 있는 부분이 있는지

점검해보는 시간이 필요할 것이다.

참고로, 데일리업에서 쓰고 있는 서명 파일은 아래와 같으니

서명 파일을 만드실 분은 참고하시길....

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