제안서는 누구를 위해 보내는가?

카페 내에서 특정 제품이나 특정 제품군을 찾는다는 공지가 많이 올라오고,

그 공지에 어울리는 제품이나 제품군이 있으면 굉장히 많은 분들이 제안서를 보내게 된다.

공지를 올리는 업체에서 원하는 제품을 원하는 가격에 보내게 되어 성사되면,

공지를 올린 업체에서 제안서를 보낸 업체에게 구체적인 조건을 협상하기 위해 전화를 하게 된다.

보통 공지를 올린 순간부터, 실제 채택이 되는 시간, 실제 납품되는 시간까지 상당한 시간이 걸리기 때문에

실제 납품시 재고가 확보되어 있는지 확인하고, 결제조건에 대해 문의하는 등의 과정을 거쳐야 하기 때문이다.

이런 특판성 공지 외에도 카드사/복지몰 메인에 올릴 제품을 찾는다는 글도 많이 올라온다.

공지를 올린 업체에서는 관련 제품을 찾아서 많이 판매하고 싶은 마음에서 올리는 것이고,

제안서를 보내는 업체에서는 제안서가 채택되면 적지 않은 판매가 이뤄질 것으로 기대하기 때문이다.

제안서 메일 하나를 잘 보내면, 수백만원 혹은 수천만원의 매출을 단시간 내에 얻을 수 있으니

이 얼마나 매력적인 기회인가?

결국 <잘 만든 제안서> 하나가 수백 혹은 수천만원의 매출을 올릴 수도 있다는 것인데,

아직도 제안서의 중요성을 잘 이해하지 못하시는 분들이 많은 것 같다.

제안서의 형식도 갖추지 않은 상태에서 여러 곳에 무차별적으로 보내면 선택확률이 높아진다고 생각하거나,

월급을 주는 대표에게 <이렇게 많이 제안서를 보냈습니다>라는 식의 보여주기식 제안서는 의미가 없다.

제안서를 보내어 선택될 확률이 높거나, (지금 안 되더라도) 다음 기회를 노릴 수 있는 제안서 보내기 요령,

간단하게 설명해보겠다.

1. 제안서를 보낼 때는, 메일 제목에 회사명/이름/제품성격이나 제품명을 꼭 적어야 한다.

    (예를 들어, 데일리업 김영인 : 골프용품, ** 제안서)

   무수히 많은 제안서가 들어오는데, 말머리도 없이, <제안서>라는 이름으로 와서 남들과 차별화가 안 된다면,

   지금 당장 채택되지 않으면, 평생 채택되지 않을 것이다.

   상황에 따라 지금 채택되지 않더라도, 제안서를 받는 입장에서 메일함을 검색할 수 있는 키워드를

   메일 제목에 넣어두면, 한 달 뒤에라도 그 제품군이 필요할 때 연락이 올 수 있다.

2. 제안서를 첨부할 때는, 첨부 파일에도 1번과 같은 규칙으로 파일명을 만들어야 한다.

    실제로는 더 나아가 제안하는 날짜와 제안자의 전화번호를 파일명에 넣어주는 것이 좋다.

    (예를 들어, (데일리업) 골프용품, ** 제안서_제안날짜(011-***-****)

    제안받는 입장에서 제안파일을 열면, <temp>나 <메일함>등의 특정 디렉토리에 파일이 다운되는데,

    그 디렉토리에 있는 파일은 수백개 혹은 수천개가 될 수도 있다. (지금 내 디렉토리를 있는 파일이 1,418개이다)

    엊그제, 어떤 업체에서 10분만에 특정 제품에 대한 제안서를 보내달라고 했을 때, 가능했던 이유는,

    특정 단어로 검색해서, 가장 어울릴만한 특판 제안서에서 일부를 수정했기 때문에 가능했었다.

   

    흔히, <데일리업>이란 회사에 제안서를 보내기 때문에 파일명을 <데일리업>이라고 보내는 분이 적지 않다.

    그 회사 입장에서는 처음으로 보내는 제안서이니 파일명을 <데일리업>이라고 한 것은 이해하지만,

    내가 받은 1418개의 파일명이 모두 <데일리업>이라고 한다면, 무슨 의미가 있겠는가?

    따라서 보내는 업체명과 제품명, 보내는 날짜까지 포함되어 있다면, 

    제안서 파일만 가지고도 보름 전 견적이다, 한달 전 견적이다고 알 수 있게 된다.

    한 달 뒤 갑자기 그 제품이 필요해서 제안업체에 전화하려고 할 때 

    그 파일명에 전화번호가 포함되어 있는 경우와 그렇지 않은 경우를 생각해보자. 

    MS-DOS나 윈도우 95까지는 파일명 길이에 제한이 있었지만, 윈도 XP 이후에는 파일명 길이제한이 없다.

    파일명 하나에도 신경을 쓰면 <자다가 떡을 먹을 수도 있다>.

   

3. 제안서는 정말 자신있는 한두 가지로 제한해서 보내는 것이 효율적이다.

    가격이 깨져있는 제품, 한두 단계 거쳐서 가격 경쟁력이 없는 제품의 제안서는 아무리 많이 보내더라도

    보내는 사람도 고생이고, 받는 사람도 최저가 검색하다가 지치게 된다.

    경쟁력 없는 제안서 10개를 보내는 것보다, 경쟁력 있는 제안서 1개가 더 효율적이다.

   10개의 제안서를 보냈는데, 그 중 몇 개의 가격이 깨져있거나 몇단계 거친 견적일 경우 경쟁력이 없다.

   문제는 여러 제안서 중 가격이 깨진 제안서는 금방 확인이 되는 것이고, (네이버/다나와에서 가격검색)

   그러면 나머지 제안서가 깨졌는지, 다 확인해보지 않는 경우가 많다.

   즉, 이런 제안서는 보낸 사람이나 받는 사람 모두 시간 낭비만 한 결과를 얻게 된다.

   실제 경쟁력 있는 한두 가지 제품으로 거래가 이뤄지게 되면, 카톡이나 네이트온으로 연결되기 때문에

   언제던지 추가 제안/거래가 가능하기 때문에 그런 식으로 거래하는 것이 더 효율적이다.

4. 특판을 고려한 제안서를 보낼 경우, 상세한 사양을 기록해서 보내야 한다.

    바로 앞 글에서 설명드렸듯이, 제안을 받은 사람이 상황에 따라 다른 거래처에 그 제품 제안서를 보낼 수도 있는데,

    그 경우 받은 파일에서 제안자 이름과 공급가격만 수정해서 보낼 수 있는 제안서를 보내주는 것이

    한 번 보낸 제안서의 확대 재생산이 가능하다는 면에서 효율적이다.

그런 점에서 보자면,

제안서는 보내는 사람의 자기 만족을 위해 보내는 것이 아니라

받는 사람이 쉽게 이해할 수 있고, 정리할 수 있고, 검색할 수 있고, 다른 곳에도 제안할 수 있는 제안서야 하지 않을까?

     

덧) 이 글을 포함하여, 특판 제안서/명절 제안서/판촉 제안서 등에 대해 설명했는데,

혹시라도 자신의 제안서에 어떤 문제가 있는지 잘 모르는 분이 있다면, 

평소에 쓰는 제안서를 이 글에서 설명한 방법으로 제목등을 수정해서 보내주기 바란다.

<제안서 테스트> 말머리를 붙여서 보내주시는 분은, 어떤 점을 수정/보강해야 하는지

개인 메일을 이용하여 설명드리겠다. ( poor2@nate.com )